Quelles sont les missions d'une entreprise de domiciliation de courrier ?
Les nouvelles déclinaisons du commerce électronique et l’évolution toujours plus incroyable du travail à distance permettent la naissance de nouvelles perspectives pour les entreprises. Parmi elles, il y a la domiciliation de courrier à une adresse autre que celle du siège de l’entreprise. Généralement, créés sous forme d’entreprise, ces services s’ingèrent dans plusieurs autres aspects de la société. Quelles sont réellement les missions de ces entreprises de domiciliation ?
La mise à disposition d’une adresse postale
La première mission, et celle primordiale d’ailleurs, d’une entreprise de domiciliation de courrier est la fourniture d’une adresse postale officielle. Tout comme il est mentionné sur ce site, ces sociétés octroient à leur client une adresse postale. Il s’agit d’une information qui doit servir de siège social virtuel pour l’entreprise ou le travailleur freelance.
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C’est d’ailleurs cette adresse qui se retrouvera sur tous leurs papiers et documents officiels. En termes plus clairs, lorsque le client à qui est octroyée une adresse doit rédiger des contrats, émettre des factures ou lancer la fabrication de cartes de visite, il en fera usage.
L'importance de fournir une adresse postale fiable ne peut être surestimée pour une entreprise ou un travailleur indépendant. En offrant une adresse prestigieuse et bien située, une entreprise de domiciliation de courrier contribue à renforcer l'image professionnelle de ses clients.
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Cette forme de partenariat permet aux entreprises ou entrepreneurs qui viennent de se lancer de préserver leur vie privée. De plus, la possession d’une adresse dans une zone commerciale réputée renforce la crédibilité et l’image de l’entreprise auprès des potentiels partenaires et des clients.
La réception de la totalité du courrier de la clientèle
La seconde responsabilité qui pèse sur ces entreprises de domiciliation est la réception du courrier qui est adressé à leurs clients. En l’espèce, qu’il s’agisse de colis, de lettres ou de documents importants, l’entreprise se charge d’accepter et de stocker tous les envois en toute sécurité.
Cette mission est très bénéfique pour les différents clients, car elle leur permet de vaquer à d’autres occupations, sans avoir besoin de participer à cette tâche fastidieuse et chronophage. Il faut noter que l’espace peut également faire défaut chez leur client.
Le traitement des courriers
Lorsque tous les courriers sont reçus, l’entreprise de domiciliation peut offrir ces services pour traiter le courrier arrivé. Cela signifie qu’elle procède à la numérisation pour archives de tout le courrier et qu’elle envoie les documents importants par voie électronique.
En plus de cela, elle fait un tri de tous les papiers qui sont arrivés en fonction de leur importance et priorité. Ensuite, elle lance la réexpédition du courrier à l’adresse spécifiée par le client. Il faut surtout retenir que pour les entreprises qui offrent ce type de service, la gestion efficace du courrier sortant et entrant est essentielle.
Cela pour qu’il n’y ait aucun problème de communication entre les clients et leurs partenaires sur des questions d’importance capitale. La bonne gestion permet surtout de maintenir la fluidité des opérations commerciales.
Quelques services supplémentaires
En plus des missions principales, certaines entreprises de domiciliation de courrier peuvent offrir des services supplémentaires pour répondre aux besoins spécifiques de leurs clients. En règle générale, il s’agit de la gestion des appels téléphoniques et des fax, la mise en place de salles de réunions temporaires, la gestion externe du service secrétariat, etc.